Da der urheberrechtliche Schutz zeitlich befristet ist und in der Regel 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers endet, braucht man zumindest bei Werken, die vor etwa 1860 geschaffen wurden mit Sicherheit keine Zustimmung von Erben der Urheber mehr einzuholen vor einer Nutzung – selbst wenn sonst keinerlei Informationen über Identität und Todesjahr der Urheber vorliegen. Denn auch wenn die betreffenden Urheber die Werke im Teenager-Alter geschaffen haben und 100 Jahre alt geworden sein sollten, hätte spätestens um das Ende des 2. Weltkriegs herum die siebzigjährige Schutzfrist zu laufen begonnen und wäre inzwischen an ihrem Ende angelangt. Derart alte Werke sind urheberrechtlich also absolut sicher ohne weitere Zustimmung nutzbar. Deutlich wird hieran aber zugleich, dass die Schutzdauer eines Werkes auch bei nicht sehr alt verstorbenen Urhebern deutlich über hundert Jahre betragen kann.

Besonders langlaufend ist der urheberrechtliche Schutz von Filmen, da die Schutzfrist – wie im übrigen bei allen gemeinschaftlich geschaffenen Werken – erst abzulaufen beginnt, wenn der letzte aus der Gruppe der jeweiligen „Filmurheber“ stirbt. Zu diesen gehören immer die Regisseure und die verantwortlichen Kameraleute, meist auch die Cutter und je nach Einzelfall bisweilen auch die Tonmeister (nicht dagegen die Drehbuchautoren und Filmkomponisten). Der Film „Metropolis“ etwa wird, da Regisseur Fritz Lang als letzter der Filmurheber erst 1976 starb, nicht vor dem Jahre 2047 urheberrechtsfrei werden, was insgesamt 120 Jahren Schutzdauer entspricht.

Dennoch sind nicht alle nach 1860 entstandenen Werke unbedingt tabu für Gedächtnisinstitutionen, schließlich sind von vielen Urhebern die Todesdaten bekannt. Liegen sie vor Ende des zweiten Weltkriegs, sind die entsprechenden Werke inzwischen urheberrechtsfrei. Hinzu kommt, dass mit der Zeit auch das Interesse etwaiger Hinterbliebener abnimmt, möglicherweise noch laufende Rechte auch tatsächlich geltend zu machen. Am ehesten besteht ein solches Interesse noch für die erste Generation von Nachkommen sowie – das allerdings oft bis zum wirklichen Ende der Schutzfrist – für Institutionen, die den Nachlass bekannter Persönlichkeiten pflegen und/oder verwerten.

Je nach Art und Herkunft des zu digitalisierenden Bestandes läuft es also auf eine Risikoabschätzung hinaus, in die neben der Schutzfrist und der Frage des Verfolgungsinteresses etwaiger Rechteinhaber auch der potenzielle finanzielle Schaden mit einzubeziehen ist, der entsteht, wenn berechtigte Ansprüche geltend gemacht werden sollten. Insbesondere im Bereich Film können die dort oft vielfältigen Rechtsbeziehungen der beteiligten Personen und Unternehmen(snachfolger) die Prüfung geltend gemachter Ansprüche erschweren. Zwar gilt, dass grundsätzlich derjenige, der ein Recht für sich behauptet, dieses im Streitfall auch beweisen muss. Jedoch bestehen teils be- sondere Regeln, so kehren beispielsweise Urheber- oder ©-Vermerke die Beweislast zugunsten der darin Genannten um. Es empfiehlt sich daher, möglichst umgehend Expertenrat einzuholen bzw. institutionsintern entsprechende Expertise aufzubauen.

Das Ablaufen der urheberrechtlichen Schutzfrist gilt jedoch wirklich nur für die Werke an sich. Zu beachten bleiben ggf. weiterhin Leistungsschutzrechte an Bild- und Tonaufnahmen der Werke. Sie entstehen unabhängig vom Alter der in ihnen steckenden Werke. Für die Entstehung von Leistungsschutzrechten ist es unerheblich, ob das jeweils abgebildete, verfilmte oder eingespielte Werk selbst bereits gemeinfrei ist oder nicht. Ein Musikstück beispielsweise mag aus dem Barock stammen und urheberrechtlich betrachtet gemeinfrei sein, aktuelle Einspielungen des Stücks sind jedoch ebenso rechtlich geschützt wie ggf. auch ein neu erstellter Notensatz davon, da und soweit darin auch spielpraktische Angaben hinzugefügt oder verändert werden. Nur handelt es sich bei dem aktuell bestehenden rechtlichen Schutz dann in der Regel eben nicht um Urheber- sondern um Leistungsschutzrechte.

Sie werden auch „verwandte Schutzrechte“ oder auf Englisch „neighboring / related rights“ genannt, weil sie dem Urheberrecht ähnlich sind und meist in Zusammenhang mit urheberrechtlich geschützten Werken entstehen. Im Gegensatz zum Urheberrecht können manche Leistungsschutzrechte auch genuin bei Unternehmen und anderen juristischen Personen entstehen. Bezogen auf das Urheberrecht können diese Akteure immer nur Inhaber von Nutzungsrechten, nie aber des eigentlichen Urheberrechts sein, das immer an die Schöpferperson gebunden bleibt.

Leistungsschutzrechte laufen zwar durchweg deutlich kürzer als das Urheberrecht, da ihre Schutzfrist von 50 bzw. 70 Jahren bereits mit Erstveröffentlichung abzulaufen beginnt und nicht erst mit irgendjemandes Ableben. Auf der anderen Seite entstehen solche Rechte jedoch bei jeder neuen Einspielung von Musik bzw. jeder neuen Bildaufnahme wieder neu. Darum unterliegen zahllose urheberrechtlich bereits lange nicht mehr geschützte Werke in der konkreten Form, in der man sie wahrnehmen und wiedergeben kann, also als Einspielung oder Aufnahme, einem nach wie vor aktuellen Leistungsschutz und dürfen aufgrund dessen nicht ungefragt genutzt werden.

Leistungsschutz entsteht immer dann, wenn folgende Akteure beteiligt sind:

• Lichtbildner (als solche gelten Fotografen immer dann, wenn sie keine Lichtbildwerke, sondern lediglich Gebrauchsbilder machen, einfache Lichtbilder im urheberrechtlichen Sinne)
• Laufbildner (Ersteller von Filmen, die nicht die Schwelle zum Filmwerk erreichen)
• Filmhersteller (Produzenten bzw. Produktions rmen)
• Sendeunternehmen
• Tonträgerhersteller
• ausübende Künstler (Schauspieler, Studiomusiker, Orchestermusiker, Sänger, Tänzer …)
• Veranstalter der Darbietungen ausübender Künstler
• Datenbankhersteller (wer die Herstellung einer Datenbank initiiert, verantwortet und  nanziert hat)
• Presseverleger
• Verfasser wissenschaftlicher Ausgaben Herausgeber nachgelassener Werke

Logischer erster Schritt sollte stets die Prüfung sein, welche der für die Digitalisierung vorgesehenen Werke noch geschützt sind. Hierzu gibt es Hilfsmittel wie die „Public Domain Calculators“ unter www.outofcopyright.eu, die aus der Startphase der Europeana mit hervorgegangen sind. Dabei handelt es sich jedoch nur um technisch recht einfach gehaltene Dialogsysteme, die noch dazu nur bei korrekten Eingaben der Nutzer die richtigen Antworten geben und daher in ihren Ergebnissen insgesamt nicht die Verlässlichkeit bieten, die bei einer fachjuristischen Prüfung erwartet werden kann.

Besonders problematisch ist in diesem Zusammenhang, dass Schutzfristen nicht selten vom Gesetzgeber weiter verlängert werden. So wurde das Leistungsschutzrecht der Tonträgerhersteller erst 2012 um 20 auf nun 70 Jahre Schutzfrist verlängert. Dabei kann es dazu kommen, dass bereits abgelaufene Rechte rückwirkend wieder- aufleben. Gerade solche Effekte lassen sich letztlich nur durch Fachleute sicher beurteilen.

Ganz grundsätzlich sind Besitz/Eigentum auf der einen und Nutzungsrechte auf der anderen Seite voneinander unabhängig. Durch den Erwerb von Besitz oder Eigentum an einem Werkstück erwirbt man nicht automatisch auch zugleich Nutzungsrechte am darin verkörperten Werk, dem Immaterialgut. Umgekehrt erwirbt man auch durch die Einräumung von Nutzungsrechten am Werk nicht automatisch zugleich Eigentum. Wenn allerdings das Nutzungsrecht – wie es oft der Fall ist – nur dann ausgeübt werden kann, wenn man im Besitz eines Werkstücks ist, erwirbt die Institution üblicherweise zumindest für die Zeit der Nutzung das Recht zum Besitz eines solchen Werkstücks.

Für das besonders wichtige Ausstellen von Werken der bildenden Kunst, Lichtbild- werken und einfachen Lichtbildern kommt Institutionen allerdings der Umstand zugute, dass das Ausstellungsrecht des Urhebers genauer gesagt nur ein Erstausstellungsrecht ist. Denn sobald das betreffende Original auch nur ein einziges Mal öffentlich zur Schau gestellt wurde, ist dieses Recht verbraucht und kann jedem späteren Besitzer oder Eigentümer nicht mehr verboten werden, es erneut auszustellen.

Zudem existiert auch für noch unveröffentlichte Originale (für die das Ausstellungs- recht also als Teil des Veröffentlichungsrechts noch nicht verbraucht ist) die Sondervorschrift des § 44 Abs. 2 UrhG. Wer Eigentümer (nicht nur Besitzer) eines solchen unveröffentlichten Originals ist, darf dieses öffentlich ausstellen, sofern der Urheber das Ausstellen bei Veräußerung nicht ausdrücklich untersagt hat.

Sonstige Vervielfältigungsstücke dürfen dagegen genauso wenig auf Basis allein dieser Sondervorschrift erstmals ausgestellt werden wie andere Werkarten, z.B. Manuskripte, Partituren oder wissenschaftliche Darstellungen. Was alles als Original in diesem Sinne gilt, hängt teilweise von der Herstellungsweise, teilweise von der Ansicht der mit Kunst und Kunsthandel beschäftigten Kreise ab. Letztlich geht es um Werkexemplare, die entweder ohnehin Unikate sind, etwa auch Vorentwürfe und Skizzen, oder die zumindest direkt vom Urheber als Originale gedacht sind. Das sind auf jeden Fall beispielsweise diejenigen Exemplare, die handsigniert sind. Bei Fotografien gelten alle vom Urheber selbst veranlassten Abzüge als Originale.

Im Zivilrecht ist für einige Situationen ein sogenannter „Gutglaubensschutz“ vorgesehen. Wenn jemand etwa ein Auto kauft und nicht erkennen konnte, dass der Verkäufer das Auto seinerseits nur geliehen hatte und es folglich gar nicht verkaufen durfte, erwirbt der Käufer dennoch Eigentum. Der Erwerber ist aufgrund seines „guten Glaubens“ an die Verkaufsberechtigung des Verkäufers geschützt. Für Nutzungs- rechte gibt es diesen Schutzmechanismus jedoch nicht. Selbst wenn also in keiner Weise erkennbar ist, dass eine Person über die Nutzungsrechte gar nicht verfügen kann, die sie einzuräumen vorgibt bzw. einräumen zu können glaubt, kann man von dieser Person keine Nutzungsrechte erwerben. Auch wenn man anschließend also gutgläubig das betreffende Werk in der Annahme nutzt, eine wirksame Lizenz erhalten zu haben, verletzt man das Urheberrecht bzw. die sonstigen betroffenen Rechte.

Das Einzige, was der gute Glaube in dieser Situation verhindert, ist die Strafbarkeit. Potenziell ist jede Urheberrechtsverletzung auch ein Straftatbestand, aufgrund des guten Glaubens aber handelt der Verletzende ohne den für die Strafbarkeit erforderlichen Vorsatz (eine bloß fahrlässige Urheberrechtsverletzung ist nicht strafbar). Umso wichtiger ist aber auch, dass man wirklich an den eigenen Rechteerwerb geglaubt hat. War man sich selbst nicht so sicher oder wusste man sogar positiv, dass diejenige Person oder Stelle, von der man sein Nutzungsrecht ableitet, selbst gar nicht Inhaber der betreffenden Rechte oder zur Verfügung darüber gar nicht befugt war, handelt man strafrechtlich gesehen vorsätzlich. Man hat dann zumindest billigend in Kauf genommen, ohne Nutzungsrecht zu nutzen.

Bei Fotos wird grundsätzlich zwischen Lichtbildwerken und Lichtbildern unterschieden. Wobei Lichtbildwerken und Lichtbildern jeweils unterschiedlichen Schutzdauern unterliegen.

Lichtbildwerke: Lichtbildwerke weisen durch die Auswahl der Komposition der gestalterischen und technischen Mittel eine eigene schöpferische Leistung auf und unterliegen deshalb einem Schutz von 70 Jahren nach dem Tod des Fotografen (UrhG 2014, §64-69).

Lichtbilder: Ein Lichtbild ist eine rein technische Reproduktion ohne persönliche geistige Leistung. Es ist für 50 Jahre nach erster Veröffentlichung oder für 50 Jahre seit der Erstellung, falls das Bild nie veröffentlicht wurde, geschützt.

In der Regel wird allerdings die Unterscheidung dahingehend unterlaufen, dass präventiv von einem rechtlichen Status des Lichtbildwerkes ausgegangen wird.

Zeichnungen: Werke der bildenden Künste, dazu gehören im weitesten Sinne auch Zeichnungen, einschließlich der Werke der Baukunst und der angewandten Kunst und Entwürfe solcher Werke, bspw. auch zeichnerische Bestandsaufnahmen und Rekonstruktionen (Morlock 2005) sind generell urheberrechtlich geschützt:

Ohne beschreibende Metadaten sind die meisten digitalen Objekte für die Forschung nur bedingt verwendbar. Aufgrund dessen wird in zunehmenden Maße auch die Nachnutzung von Metadaten in der Forschung von Bedeutung gewinnen und erzeugt neuen Handlungsbedarf. Einzelne Elemente der Metadaten stellen dabei einDatenfakt dar. Ein Datenfakt, das bspw. aus der Angabe von Abmessungen (Breite, Höhe, Tiefe) oder Gewicht besteht, ist jedoch nicht urheberrechtlich geschützt, da es keine eigene bzw. eigenständige geistige Schöpfungist. Auch die Sammlung vieler Datenfakten muss als nicht geschützt angesehen werden.

Anders verhält es sich jedoch mit Kurzbeschreibungen, Abstracts oder Kurzreferaten, da diese häufig Interpretationen bzw. neue Erkenntnisse festhalten und deshalb unter den urheberrechtlichen Schutzraum fallen.

Bei Wissenschaftlichen Ausgaben ist der textkritische Apparat geschützt, jedoch nicht die Zeichenfolge des Textes, sofern dieser gemeinfrei ist, wie es bei altphilologischen Texten der Fall ist. Die Schutzfrist für den textkritischen Apparat beträgt hier 25 Jahre (UrhG 2014, §70).

Als Datenbankwerke gelten:

Die systematische und methodische Anordnung von Elementen eines Datenbankwerkes ist geschützt aufgrund der Herstellung eines Sinnzusammenhangs, in dem die Daten stehen. In Bezug auf die Elemente in der Anordnung gelten dann ggf. andere urheberrechtliche Regelungen.

Der Schutz des Datenbankherstellers (UrhG 2014, §87b) als Investitionsschutz existiert in dieser Form nur im Rechtsraum der EU (Europäisches Parlament 1996). Dieser Schutz bildet einen Mantel um Datenbankwerk und Inhalte. Damit sind auch “ungeistige” Datenfakten im Paket mit dem Datenbankwerk geschützt, sofern diese im wesentlichen Umfang genutzt werden. Es gilt dabei eine Schutzfrist von 15 Jahren.

Wie sich aber In der Praxis erwiesen hat, läuft diese Schutzfrist jedoch so gut wie nie aus, da diese jedes mal erneut anläuft, sobald eine wesentliche Änderung an der Datenbank vorgenommen wurde. Als Rechteinhaber des Datenbankherstellerschutzes ist, wer die Initiative zur Herstellung der Datenbank und/oder das  finanzielle Risiko daran trägt, dies können ggf. mehrere Inhaber sein.

Das Urheberrecht sieht einige Einschränkungen bei den Verwertungsrechten vor, im Zusammenhang mit der wissenschaftlichen Nutzung von Forschungsdaten sind folgende Schranken interessant (UrhG 2014, §44a-§63):

Schranken des Rechts des Datenbankherstellers

Die Vervielfältigung eines wesentlichen Teils einer Datenbank ist zulässig (UrhG 2014, §87c)

• für den privaten Gebrauch
• für den eigenen wissenschaftlichen Gebrauch
• für die Benutzung zur Veranschaulichung im Unterricht bzw. der Lehre

Vorübergehende Vervielfältigungshandlungen

Vorübergehende Vervielfältigungshandlungen sind erlaubt, sofern sie  flüchtig oder begleitend sind und einen integralen und wesentlichen Teil eines technischen Verfahrens darstellen und deren alleiniger Zweck es ist,

1. eine Übertragung in einem Netz zwischen Dritten durch einen Vermittler oder
2. eine rechtmäßige Nutzung

eines Werkes oder sonstigen Schutzgegenstands zu ermöglichen, und die keine eigenständige wirtschaftliche Bedeutung haben (UrhG 2014, §44a).

Zitate

Die Verwendung von Ausschnitten eines Werkes zum Zweck des Zitats ist zulässig, wenn einzelne Werke nach der Verö entlichung in ein selbständiges wissenschaftliches Werk zur Erläuterung des Inhalts aufgenommen werden (UrhG 2014, §51).

Öffentliche Zugänglichmachung für Unterricht und Forschung

Die Nutzung und Vervielfältigung kleiner Teile eines Werkes, Werke geringen Umfangs sowie einzelne Beiträge aus Zeitungen oder Zeitschriften zur Veranschaulichung im Unterricht an Schulen, Hochschulen, nicht-gewerblichen Einrichtungen der Aus- und Weiterbildung sowie an Einrichtungen der Berufsbildung ausschließlich für den bestimmt abgegrenzten Kreis von Unterrichtsteilnehmern oder für einen bestimmt abgegrenzten Kreis von Personen für deren eigene wissenschaftliche Forschung ist erlaubt, soweit dies zu dem jeweiligen Zweck geboten und zur Verfolgung nicht kommerzieller Zwecke gerechtfertigt ist (UrhG 2014, §52a).